Skovagerskolen har samlet elevdata, elevkørsel og kommunikation i FLEXpilot
Skovagerskolen havde brug for en mere fleksibel og overskuelig løsning til planlægning af elevkørsel, fravær, ressourcer og kommunikation. I samarbejde med itpilot fik skolen udviklet FLEXpilot – en specialtilpasset løsning, der samler centrale arbejdsgange ét sted og gør det nemmere for administrationen at planlægge korrekt i en hverdag med mange individuelle hensyn.
Fra manuel koordinering til bedre overblik
Skovagerskolen er en specialskole i Jelling i Vejle Kommune for børn med generelle indlæringsvanskeligheder og særlige behov. Skolen tilbyder både undervisning og socialpædagogisk fritidsordning til børn med vidtgående psykisk og fysisk handicap.
Som en del af skolens hverdag skal der planlægges befordring for ca. 100 elever med afgange både morgen og eftermiddag. Det stiller store krav til koordinering, fordi mange elever har individuelle behov, forskellige mødetider, skiftende adresser, fravær, ferier og særlige hensyn, som skal indgå i planlægningen.
Tidligere foregik arbejdet i et ældre system med mange manuelle processer. Det gjorde kørselsplanlægningen administrativt tung og øgede risikoen for fejl, fordi administrationen både skulle holde styr på ruter, elevoplysninger, henvendelser fra forældre og ændringer i elevernes hverdag.
Skovagerskolen havde derfor brug for en løsning, der kunne skabe bedre overblik, spare tid, reducere fejl og gøre ruteplanlægningen nemmere at håndtere i praksis.
En specialtilpasset løsning udviklet til skolens arbejdsgange
I samarbejde med Skovagerskolen udviklede itpilot FLEXpilot – en løsning, der er bygget op omkring skolens konkrete behov og daglige arbejdsgange.
FLEXpilot samler ressourceplanlægning, kørselsplanlægning, elevdata, fraværsregistrering og kommunikation i ét system. Det giver administrationen et samlet overblik og gør det lettere at planlægge transporten korrekt, også når der sker ændringer i løbet af ugen.
Løsningen bruges primært af skolens administration, men også forældre, værger, chauffører og øvrige relevante brugere anvender systemet aktivt. Det betyder, at flere af de oplysninger og ændringer, som tidligere krævede manuel koordinering, nu kan håndteres direkte i FLEXpilot.
Ruteplanlægning med plads til individuelle behov
En af de vigtigste funktioner i FLEXpilot er den fleksible ruteplanlægning. Skovagerskolens elever kan have meget forskellige behov, som der skal tages højde for, når kørslen planlægges.
En elev kan eksempelvis have forskellige afgangstider i løbet af ugen, være tilknyttet flere adresser eller have særlige behov i forbindelse med transporten. Det kan være, at en elev skal hentes som den første på ruten, eller at en elev har behov for at blive kørt af en chauffør, vedkommende kender.
FLEXpilot gør det muligt at registrere og bruge den type oplysninger aktivt i planlægningen. Det betyder, at administrationen kan planlægge ruter med udgangspunkt i både praktiske forhold og elevernes individuelle behov.
For Skovagerskolen er netop denne fleksibilitet afgørende. Ruteplanlægningen handler ikke kun om at finde den mest effektive rute, men også om at sikre, at transporten fungerer trygt og hensigtsmæssigt for den enkelte elev.
Stamdata, fravær og ressourcer samlet ét sted
FLEXpilot giver Skovagerskolen mulighed for at samle relevante oplysninger om hver elev i systemet. Hver elev har et stamkort med oplysninger om blandt andet forældre eller værger, adresser, klasse, mødeplaner, SFO og eventuelle særlige behov.
Når oplysningerne er samlet ét sted, bliver det nemmere for administrationen at danne sig et hurtigt og korrekt overblik. Det gør samtidig ruteplanlægningen mere præcis, fordi systemet kan tage højde for de oplysninger, der er relevante for den enkelte elev.
Systemet understøtter også registrering af sygdom, ferie og andet fravær. Forældre og værger kan selv registrere relevante ændringer, og administrationen kan bruge oplysningerne i den videre planlægning. Det sparer tid og mindsker behovet for manuel opfølgning.
FLEXpilot kan desuden håndtere klasselister og mødeplaner, som indgår i skolens samlede ressourceplanlægning. Derfor understøtter FLEXpilot ikke kun kørselsplanlægningen, men også den daglige koordinering af elever, personale og aktiviteter.
Bedre kommunikation mellem skole, forældre og chauffører
Ud over planlægning og stamdata samler FLEXpilot også centrale dele af kommunikationen mellem skolen, forældre og chauffører.
Forældre og værger kan kommunikere med skolens administration gennem systemet, og administrationen kan sende relevante beskeder retur. Det giver et bedre overblik over dialogen og reducerer behovet for at håndtere information på tværs af telefon, mail og andre kanaler.
Chauffører kan samtidig få adgang til relevante ruteplaner direkte i systemet. Det gør det nemmere at sikre, at de nødvendige oplysninger er tilgængelige for de personer, der skal bruge dem i praksis.
Ved at samle kommunikationen i FLEXpilot får Skovagerskolen en mere struktureret arbejdsgang, hvor beskeder, ændringer og planlægning hænger bedre sammen.
Sikker adgang til følsomme oplysninger
Fordi FLEXpilot håndterer oplysninger om elever, adresser, fravær, forældre, værger og særlige behov, har sikkerhed været en central del af løsningen fra start.
Systemet er integreret med ADFS og MitID, så brugerne kan logge sikkert ind. Samtidig er der implementeret brugerroller og brugergrupper, så den enkelte bruger kun har adgang til de data og funktioner, der er relevante for vedkommende.
Derudover indeholder FLEXpilot en aktivitetslog, der registrerer ændringer i systemet. Det giver bedre sporbarhed og understøtter en mere sikker håndtering af oplysningerne.
Hos itpilot arbejder vi struktureret med informationssikkerhed, drift, databeskyttelse og dokumenterede kontroller. Det er blandt andet dokumenteret gennem vores ISAE 3402- og ISAE 3000-erklæringer, som er udarbejdet af en uafhængig revisor.
For Skovagerskolen betyder det, at FLEXpilot ikke kun er udviklet med fokus på funktionalitet og brugervenlighed, men også med en dokumenteret tilgang til sikkerhed, adgangsstyring og håndtering af følsomme oplysninger.
En løsning der skaber værdi i hverdagen
Med FLEXpilot har Skovagerskolen fået et arbejdsredskab, der gør det nemmere at håndtere en kompleks planlægningsopgave i hverdagen.
Løsningen bidrager til tidsbesparelse, færre fejl og bedre overblik, fordi elevdata, fravær, ruteplanlægning og kommunikation nu hænger sammen i ét system.
For Skovagerskolen betyder det, at planlægningen i højere grad kan tage udgangspunkt i opdaterede oplysninger – og at ændringer i elevernes hverdag lettere kan håndteres løbende.
Har I brug for en løsning, der passer til jeres arbejdsgange?
Hos itpilot udvikler vi specialtilpassede digitale løsninger, der tager udgangspunkt i jeres hverdag, brugere og behov. Det kan være løsninger til planlægning, administration, kommunikation, datahåndtering, integrationer eller andre processer, hvor manuelle arbejdsgange skaber unødigt tidsforbrug og risiko for fejl.
Kontakt os for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe jer med at udvikle en løsning, der passer til jeres organisation. Ring på 87 25 07 87 eller udfyld kontaktformularen.
