7 trin til et vellykket PIM-projekt
Overvejer I at implementere et PIM-system, men er usikre på, hvor I skal starte, og hvordan I kommer sikkert i mål? Så er I ikke alene.
Mange virksomheder står i samme situation: Produktdata er spredt, systemerne er ufleksible, og behovet for at få styr på det hele vokser. Men hvor skal I starte? Hvad kræver det? Og hvordan undgår I, at projektet løber af sporet?”
Hos itpilot hjælper vi virksomheder med at planlægge og implementere PIM-løsninger, der skaber reel værdi. Som certificeret Pimcore Solution Partner arbejder vi primært med Pimcore – men har også erfaring med andre løsninger. På baggrund af vores projekter har vi samlet syv trin, der hjælper jer sikkert gennem processen og sikrer, at jeres investering skaber reel værdi.
Trin 1: Fokuser på forretningen
Et PIM-projekt bør aldrig tage udgangspunkt i teknologi alene. Det skal tage udgangspunkt i jeres forretning. Derfor starter vi altid med at forstå jeres strategi, jeres forretningsmodel og de udfordringer, I ønsker at løse.
Er målet at øge effektiviteten i arbejdet med produktdata? Skal I hurtigere på markedet med nye varer? Er det vigtigt at levere mere konsistente kundeoplevelser på tværs af platforme og sprog? Eller handler det om at erstatte et forældet, hjemmelavet system, som ikke længere understøtter jeres vækst?
Det kan også være, at I har brug for bedre datakvalitet for at kunne levere personaliseret indhold, arbejde mere smidigt med jeres forsyningskæde eller udvide sortimentet på tværs af markeder og kanaler.
Har I ikke allerede et PIM-system, er det også vigtigt at få en fornemmelse af, hvordan PIM opfattes internt i organisationen. Er der opbakning? Er der skepsis? Hvem ser værdien, og hvem skal overbevises? Den interne opfattelse er ofte en afgørende faktor for, hvor let implementeringen bliver.
Trin 2: Skab overblik over produktdata og livscyklus
Et PIM-system skal passe naturligt ind i jeres eksisterende arbejdsgange og systemlandskab. Derfor er det en god idé at starte med at kigge på det store billede: Hvordan arbejder I med produktdata i dag, og hvordan bevæger informationen sig gennem virksomheden?
Det handler om at skabe et overblik over, hvordan data oprettes, vedligeholdes og bruges i forskellige faser – fra udvikling og produktion til marketing, salg og kundeservice. Det handler ikke kun om, hvor data er lagret, men også om hvem der bruger den og til hvad.
Ved at skabe et komplet overblik over både produktdata og produkternes livscyklus kan I sikre, at I ikke bare får en løsning, der samler data ét sted, men som faktisk forbedrer jeres måde at arbejde med produkter på – og at løsningen spiller sammen med jeres øvrige systemlandskab. Dermed får I en løsning, der passer til virkeligheden.
Trin 3: Vælg de rette kanaler – og prioriter dem
Et PIM-system skal gøre det lettere at levere korrekt og beriget produktinformation på tværs af kanaler. Men med mange mulige touchpoints lige fra webshop og kataloger til apps, marketplaces og sociale medier kan det være svært at vide, hvor man skal starte.
Derfor hjælper vi jer med at kortlægge jeres nuværende og ønskede kanaler, så vi sammen kan vurdere, hvilke der er:
- Forretningskritiske og allerede i brug (fx webshop, CMS, POS)
- Forretningskritiske, men endnu ikke etablerede (fx marketplace eller automatiseret katalogproduktion)
- Nice-to-have kanaler, som måske bliver relevante senere (fx AR/VR eller IoT-platforme)
Det giver et klart overblik og gør det muligt at prioritere, hvilke kanaler PIM-projektet skal understøtte fra dag ét, og hvilke der kan bygges på over tid.
Formålet er ikke at være til stede overalt, men at være til stede dér, hvor det giver værdi. Det gør projektet mere fokuseret og nemmere at komme i mål med.
Trin 4: Byg en fleksibel og skalerbar datamodel
Datamodellen er et af de vigtigste elementer i et PIM-system. Det er her, fundamentet bliver lagt for, hvordan jeres produktdata struktureres, beriges og vedligeholdes. En stærk datamodel afspejler jeres virkelighed.
Når vi hjælper jer med at designe datamodellen, tager vi udgangspunkt i jeres produkttyper, varianter, attributter, relationer, billeder, tekniske specifikationer og eventuelle valideringsregler. Det handler om at definere de rette felter, strukturer og regler, så systemet både understøtter jeres nuværende og fremtidige behov.
En god datamodel skal:
- Være let at arbejde med for dem, der beriger og redigerer data
- Sikre ensartethed i navngivning, formater og datatyper
- Gøre det muligt at genbruge strukturer og data på tværs af produktgrupper
- Understøtte høj datakvalitet, og gøre det tydeligt, hvad der mangler
Datamodellen er med andre ord det digitale blueprint, resten af løsningen bygger på. Derfor er det vigtigt, at den bliver gennemtænkt fra starten. Samtidig skal den kunne tilpasses, efterhånden som jeres forretning og behov ændrer sig.
Trin 5: Definér tydelige roller og effektive arbejdsgange
Et velfungerende PIM-system kræver ikke kun god data. Det kræver også, at der er styr på, hvem der gør hvad, hvornår og hvordan. Uden klare workflows ender mange virksomheder med manuelle processer og flaskehalse, der forlænger time-to-market og øger risikoen for fejl.
Når vi hjælper jer med at implementere PIM, har vi stort fokus på at etablere arbejdsgange, der giver mening for netop jeres organisation. Det kan være alt fra godkendelsesflows og oversættelsesrutiner til tildeling af rettigheder og automatiske beskeder, når noget skal gennemgås.
Et godt workflow sikrer:
- At data bliver beriget og kvalitetssikret i rette rækkefølge
- At ansvaret er tydeligt fordelt mellem fx marketing, produktteam og eksterne leverandører
- At fejl og flaskehalse minimeres
- At I kan skalere op uden at miste overblikket
Vi tager altid udgangspunkt i jeres virkelighed og bygger workflows, der skaber fremdrift og kvalitet i det daglige arbejde. For når strukturen er på plads, frigiver det tid og ressourcer til at fokusere på det, der skaber værdi.
Trin 6: Få styr på datamigrering og integrationer
Ét af de vigtigste trin i et PIM-projekt er at få data sikkert fra A til B. Mange virksomheder har data spredt ud over flere systemer og formater, ofte uden en ensartet struktur. Det gør migreringen kompleks men også nødvendig.
Før data kan flyttes til et nyt PIM-system, skal de analyseres, renses og omstruktureres. Det handler om at forstå, hvor data ligger, hvad kvaliteten er, og hvilke dele der skal med over samt hvilke der bør efterlades. Vi hjælper jer med at skabe overblik, og med at etablere en plan for, hvordan migreringen foregår trin for trin.
Derudover skal PIM-løsningen integreres med de øvrige systemer, I bruger i det daglige. Det kan være ERP, webshop, CMS, DAM eller specialudviklede løsninger. Her er det vigtigt, at integrationerne både er stabile og fleksible, og at der tages højde for, hvordan data skal opdateres og synkroniseres fremover.
Pimcore er særligt stærk på dette område, fordi platformen er 100 % API-drevet og bygget til integration. Det gør det muligt at:
- Importere data fra mange forskellige formater og kilder (CSV, databaser, 3. parts-systemer m.v.)
- Opsætte automatiserede import- og eksportflows
- Synkronisere data mellem systemer – uden manuelt bøvl
Med os som jeres PIM-partner sørger vi for, at både migrering og integration bliver håndteret effektivt, så I får en stabil løsning, der fungerer i praksis og kan skaleres i takt med jeres behov.
Trin 7: Forankring i organisationen
Det sidste – og vigtigste – punkt: Et PIM-projekt skal have ejerskab og opbakning. Selv det bedste system og den skarpeste plan kan mislykkes, hvis projektet ikke har opbakning på tværs af organisationen. Et PIM-projekt påvirker mange mennesker og processer, og derfor er det også vigtigt, at der er tydelig forankring i organisationen.
Først og fremmest er det vigtigt, at ledelsen er med fra start. Ikke blot for at godkende budgettet, men for aktivt at støtte projektet og sikre, at det bliver prioriteret. Når projektet er forankret i forretningens overordnede mål, er det også lettere at få de nødvendige ressourcer og kompetencer stillet til rådighed.
Derudover er det vigtigt at udpege en tydelig kontaktperson, som fungerer som intern projektleder. Denne person skal have mandat, overblik og kendskab til, hvad I vil opnå med projektet, og skal være med til at sikre, at der er fremdrift i projektet.
Derfor er det også vigtigt at få afklaret følgende allerede i opstarten af projektet:
- People: Hvem er ansvarlig for hvad? Er de rette personer med ved bordet?
- Knowledge: Hvor ligger produktdata i dag? Hvem kender systemerne og forretningslogikken?
- Resources: Hvad har I af tid, kompetencer og tekniske forudsætninger, og hvad skal suppleres for at lykkes?
Et vellykket PIM-projekt er ikke kun et IT-projekt. Det er en organisatorisk forandring.
Hvorfor vi anbefaler Pimcore
Hos itpilot har vi valgt at specialisere os i Pimcore, og det er der gode grunde til. Pimcore er en fleksibel open source-platform, der samler arbejdet med produktinformation, digitale aktiver og indhold i ét system. Det giver jer en samlet løsning til både PIM, DAM, CMS og eCommerce.
Pimcore er særligt velegnet til virksomheder med mange produkter, komplekse kataloger eller flere kanaler og markeder. Platformen giver jer fuld frihed til at tilpasse datamodeller, workflows og integrationer, så løsningen passer præcist til jeres forretning.
Vi anbefaler Pimcore, fordi det:
- Er open source
- Giver fuld kontrol over jeres data og struktur
- Understøtter komplekse produktkataloger og kanalstrategier
- Er 100 % API-drevet og kan integreres med ERP, webshop, CMS m.m.
- Gør det muligt at samle PIM, DAM og CMS i én platform
Som certificeret Pimcore Solution Partner har vi den nødvendige erfaring til at skræddersy løsningen; fra datamodellering og integration til support og videreudvikling.
Vil I have en PIM-løsning, der skaber værdi?
Hos itpilot hjælper vi jer trygt gennem hele PIM-processen. Vi tager ansvar for både teknikken og forretningen, så I får en løsning, der rent faktisk bliver brugt og skaber værdi.
Lad os tage en uforpligtende snak om jeres behov og muligheder. Ring til os på 87 25 07 87 eller udfyld kontaktformularen, så kontakter vi jer hurtigst muligt.
