Gode råd til implementering af nyt it-system
Mange virksomheder investerer i nye it-systemer for at effektivisere, skalere eller forbedre arbejdsgange. Det kan derfor være en stor gevinst at få udviklet et nyt system, men kun hvis det bliver implementeret rigtigt. Når en virksomhed investerer i et nyt it-system, handler det ikke kun om at få den rette løsning udviklet. Det handler også om at få den godt forankret i organisationen.
Mange virksomheder fokuserer på at finde det rette system eller udvikle den rigtige software, men glemmer, at systemets succes i sidste ende afhænger af, hvordan det bliver taget i brug. For at få succes med et nyt it-system skal der altså være organisatorisk opbakning.
Hos itpilot udvikler vi it-løsninger i tæt samarbejde med vores kunder. Det betyder også, at hver implementering er unik. Alligevel ser vi et klart mønster: Jo bedre I er forberedt, desto nemmere og mere effektivt går det.
Den tekniske implementering
Når I vælger itpilot til at udvikle software og it-løsninger til jeres virksomhed, har vi en tæt dialog med jer. Det har vi for at sikre, at udviklingen sker med udgangspunkt i jeres konkrete forretningsbehov og arbejdsgange.
Det er vigtigt for os, at I får en løsning, der skaber værdi for jeres virksomhed. Derfor tester vi også løbende systemet med realistiske use cases, men vi anbefaler også, at I selv tester løsningen med jeres egne data og arbejdsgange, for det er her, eventuelle uklarheder viser sig. Det skaber både større kvalitet og stærkere ejerskab hos jeres medarbejdere.
Vi sørger selvfølgelig for at lytte til jeres feedback samt at håndtere eventuelle fejl og tilpasninger, der kan opstå i processen. Dermed bliver implementeringen og idriftsættelsen en bekræftelse på, at alt fungerer.
Fordi vi arbejder agilt og i samarbejde med jer, får I et gennemtestet system, hvor jeres medarbejdere har været en del af udviklingsarbejdet. Dermed har de også på forhånd en god forståelse for, hvordan det fungerer.
Forankring i organisationen
For at få succes med systemet skal løsningen selvfølgelig fungere rent teknisk, men ofte er den menneskelige og organisatoriske del af implementeringen endnu vigtigere. Selv det mest brugervenlige system kræver en indsats for at blive en naturlig del af dagligdagen.
Det er derfor vigtigt for os at have et tæt samarbejde med jer, da det er med til at øge jeres succes med det specialudviklede it-system. Derfor anbefaler vi også, at I udpeger en intern projektleder eller product owner, der skal fungere som bindeleddet mellem jer og os. Denne person er ansvarlig for at koordinere kommunikationen, forventningsafstemme internt i jeres virksomhed samt at sætte sig ind i, hvordan systemet skal bruges i praksis af forskellige brugergrupper.
Jeres interne projektleder vil derfor også have en vigtig betydning for, om det nyudviklede it-system bliver en succes internt i jeres virksomhed. Jeres interne forankring kan vi ikke tage ansvar for, men vi gør, hvad vi kan for at hjælpe jer i mål. Det gør vi bl.a. ved at sikre, at de rigtige personer er inddraget undervejs, og ved at levere en løsning, der er nem at tage i brug.
Fem gode råd til udrulning af nyt it-system
For at et nyt it-system bliver en succes, er det som beskrevet ovenfor vigtigt, at systemet forankres i jeres virksomhed og blandt jeres medarbejdere. Selvom vi ikke er eksperter i forandringsledelse, har vi 5 gode råd, som vi ofte ser gøre en konkret forskel:
- Start
med at afklare formålet og kommuniker det tydeligt
Brugerne skal forstå hvorfor systemet er vigtigt, og hvad det skal bidrage med. - Involver
brugerne af det nye it-system tidligt i udviklingsprocessen
Lyt til input fra medarbejdere og giv dem mulighed for at teste. Når medarbejdere har haft indflydelse undervejs, er de langt mere motiverede for at tage systemet til sig. - Udpeg
ambassadører internt
En product owner samt andre interne ambassadører kan hjælpe med at sikre, at systemet bliver brugt rigtigt og kan afhjælpe mindre spørgsmål internt. - Test
med rigtige arbejdsgange og use cases
Det er vigtigt at afprøve systemet i den virkelighed, det skal understøtte – og ikke kun i et kunstigt testmiljø. - Hav
realistiske forventninger til opstarten
Det er normalt, at der skal justeres lidt i starten. Sørg for at der er afsat tid og ressourcer til dette.
Disse trin handler ikke om tung forandringsledelse, men om sund organisationsforståelse og pragmatiske greb, der øger chancen for, at jeres nye system faktisk bliver brugt og gør en forskel.
Hvorfor vores kunder lykkes med implementeringen
Vi tror på, at det er samarbejdet, der afgør, om en implementering bliver vellykket. Fordi vores kunder er med hele vejen – fra kravspecifikation til test og justeringer – så kender de allerede systemet, når det skal i drift. Og fordi vi leverer løsninger, der er tilpasset kundens virkelighed, passer systemet bedre ind fra starten.
Med andre ord: Det er jeres system – vi har bare hjulpet med at bygge det.
Overvejer I at få udviklet et nyt it-system hos jer?
Hos itpilot har vi mange års erfaring med at udvikle og implementere skræddersyede it-løsninger i tæt samarbejde med vores kunder. Vi ved, hvad der skal til for at få teknikken til at spille, og vi ved, hvordan vi bedst understøtter jer i at få det nye system ud at leve i jeres organisation.
Overvejer I at få udviklet et nyt it-system? Så lad os tage en uforpligtende snak om jeres behov.
Ring til os på 87 25 07 87 eller udfyld kontaktformularen – så vender vi tilbage hurtigst muligt.
