Når Odoo ikke bliver opgraderet
Mange virksomheder ser et ERP-system som et projekt: noget der implementeres én gang, hvorefter det “bare skal køre”. Sådan fungerer det dog ikke i praksis.
Et ERP-system er en central platform i virksomheden. Her samles data, processer og arbejdsgange på tværs af organisationen; fra økonomi og salg til lager, projekter og kundedata. Derfor udvikler systemet sig også over tid i takt med, at virksomheden ændrer sig.
Det gælder også for Odoo. Nye versioner bringer ikke kun nye funktioner, men også forbedringer i sikkerhed, stabilitet og teknologi. Derfor er opgraderinger en naturlig del af at drive et ERP-system som Odoo.
Alligevel er der mange virksomheder, der venter med at opgradere til en nyere version. Det kan være en helt bevidst prioritering, fx fordi ressourcerne er begrænsede eller fokus ligger på den daglige drift. I mange tilfælde er det heller ikke et problem at være en version eller to bagud. Men jo længere en løsning kører uden opgraderinger, jo større kan kompleksiteten blive. Med tiden kan det gøre opgraderinger mere omfattende, end man måske forventer – særligt hvis der er gået mange år siden sidste opgradering.
Det er ikke nødvendigvis et problem at være lidt bagud
Det er ikke nødvendigvis problematisk, hvis en virksomhed ikke altid kører på den nyeste version af Odoo.
Opgraderinger kræver planlægning, test og ressourcer, og i mange organisationer vil der naturligt være perioder, hvor andre projekter eller opgaver prioriteres højere. Det kan også være et bevidst valg at vente med en opgradering, indtil en ny version er mere moden, eller til der er bedre tid til at gennemføre projektet ordentligt.
Odoo supporterer hver hovedversion i tre år. Derfor er det heller ikke nødvendigvis presserende altid at være opgraderet til den nyeste version. At en hovedversion supporteres betyder, at det er muligt at få support fra Odoos helpdesk, og at der løbende udgives fejlrettelser og sikkerhedsopdateringer.
Derfor er det typisk først problematisk, hvis der går mere end 3 år mellem opgraderingerne. Ikke kun set fra et sikkerhedsmæssigt perspektiv, men også i forhold til omfanget af opgraderingen. Jo større versionsspring der er mellem den version, man kører på, og den version man ønsker at opgradere til, desto mere omfattende bliver arbejdet som regel.
Når kompleksiteten vokser over tid
Når Odoo-løsninger har været i drift i mange år, kan der gradvist opstå en øget kompleksitet i systemet. Det kan fx være i form af specialtilpasninger, integrationer til andre systemer eller ændringer i arbejdsgange, som er blevet implementeret løbende i takt med, at virksomheden har udviklet sig.
ERP-systemet bliver dermed en central platform i organisationen, og derfor skal det kunne udvikle sig sammen med virksomheden. Derfor er det også helt naturligt, at systemet bliver udbygget over tid, efterhånden som nye behov opstår.
Men netop fordi systemet udvikler sig over mange år, kan det også betyde, at opgraderinger bliver mere komplekse, end man måske forventer. Det er sjældent én enkelt faktor, der skaber udfordringer, men summen af mange mindre ændringer og tilpasninger, som er blevet tilføjet over tid. Derfor er det ofte netop kombinationen af mange små ændringer, der gør opgraderinger mere omfattende, end man først forventer.
Specialtilpasninger er ofte den største udfordring ved opgraderinger
I praksis er det ofte specialtilpasninger, der gør Odoo-opgraderinger mere omfattende.
Mange virksomheder har gennem årene fået udviklet custom moduler eller tilpasninger til standardfunktionaliteten. Det kan være nødvendigt for at understøtte specifikke processer eller integrationer i organisationen – og det er også en af fordelene ved Odoo.
Når Odoo opgraderes til en ny version, ændres der dog ofte i både datamodeller, API’er og interne strukturer i systemet. Derfor skal specialudviklede moduler gennemgås og tilpasses, så de fungerer korrekt i den nye version.
Det betyder ikke, at specialtilpasninger i sig selv er et problem. I mange ERP-projekter er de både nødvendige og værdifulde. Men jo flere tilpasninger der er i løsningen, jo mere arbejde kan der være forbundet med at sikre, at de fortsat fungerer korrekt efter en opgradering.
Manglende dokumentation gør arbejdet sværere
En anden faktor, som ofte spiller en stor rolle i opgraderingsprojekter, er dokumentation.
Hvis specialtilpasninger, integrationer og ændringer i systemet ikke er tilstrækkeligt dokumenteret, kan det være svært at få et klart overblik over, hvordan løsningen hænger sammen. Det kan gøre det mere tidskrævende at analysere konsekvenserne af en opgradering og sikre, at alle afhængigheder håndteres korrekt.
I sådanne situationer kræver opgraderingsarbejdet ofte en grundig gennemgang af systemet for at forstå, hvordan de forskellige dele af løsningen fungerer sammen.
Når ældre Odoo-versioner ikke længere supporteres
Når en version ikke længere er supporteret, betyder det, at der ikke længere leveres fejlrettelser og sikkerhedsopdateringer. Det kan dermed øge risikoen for sikkerhedssårbarheder i systemet. Derudover vil teknologien omkring systemet også have udviklet sig, fx Python-versioner, databaser eller andre teknologiske komponenter.
Hvis en løsning samtidig indeholder mange specialtilpasninger og er flere versioner bagud, kan en traditionel opgradering i nogle tilfælde blive både teknisk og økonomisk omfattende.
Er dette tilfældet, kan det være relevant at overveje, om det giver bedre mening med genimplementering – altså at starte forfra. Ved at tage udgangspunkt i den nyeste version af Odoo og samtidig gennemgå eksisterende tilpasninger kritisk, kan man nogle gange opnå en mere enkel og fremtidssikret løsning – og i nogle tilfælde også en mere økonomisk fordelagtig proces.
Hvad er jeres opgraderingsstrategi?
Har I lagt en strategi for løbende opgraderinger af jeres Odoo-løsning?
At have en opgraderingsstrategi behøver ikke nødvendigvis betyde, at systemet skal opgraderes hvert år. Men det kan være en fordel at have en plan for, hvordan og hvornår opgraderinger gennemføres, så meget store versionsspring kan undgås.
Hos itpilot anvender vi selv Odoo i vores egen organisation, og derfor har vi også en opgraderingsstrategi, som vi følger. Det betyder, at vi har et godt overblik over vores eksisterende løsning, herunder moduler, integrationer og tilpasninger. Dermed kan vi planlægge opgraderinger løbende, så de gennemføres kontrolleret med fokus på både stabilitet og forretningskritiske processer.
Når vi opgraderer en virksomheds Odoo-løsning, er det derfor også vigtigt for os først at skabe et overblik over løsningens moduler, integrationer og eventuelle tilpasninger. Kender vi ikke løsningens opbygning, vil der være risiko for, at opgraderingen bliver mere omfattende, end hvis vi kender alle forholdene.
Vil I høre mere?
Overvejer I at opgradere jeres Odoo-løsning, eller er I i tvivl om, hvor I står i forhold til versioner, tilpasninger og fremtidige opgraderinger?
Hos itpilot hjælper vi virksomheder med både analyse, planlægning og gennemførelse af Odoo-opgraderinger. Vi tager altid udgangspunkt i jeres eksisterende løsning og jeres forretningsprocesser, så opgraderingen sker på et oplyst og struktureret grundlag.
Kontakt os for at høre mere om, hvordan vi kan hjælpe med at opgradere jeres Odoo-løsning. Ring til os på 87 25 07 87 eller udfyld kontaktformularen.
