Få et specialudviklet it-system til jeres arbejdsgange
Har I arbejdsgange, data eller processer, som ikke passer
godt nok ind i et standardsystem?
Hos itpilot udvikler vi specialudviklede it-systemer, der samler brugere, data og arbejdsgange i én løsning. Målet er at give jer bedre overblik, færre manuelle rutiner og et system, der passer til den måde, I arbejder på.
Et specialudviklet it-system kan være relevant, når jeres
nuværende løsninger kræver for mange kompromiser, fx fordi vigtige data ligger
spredt, processer håndteres manuelt, eller flere systemer ikke hænger godt nok
sammen.
Når standardløsninger ikke passer til jeres arbejdsgange
Mange virksomheder starter med standardsystemer, Excel-ark, mails og manuelle arbejdsgange, fordi det er den hurtigste måde at løse et behov på. Det kan fungere fint i en periode. Men efterhånden som virksomheden vokser, processerne bliver mere komplekse, eller kravene til data og overblik stiger, begynder løsningen ofte at vise sine begrænsninger.
Måske bruger medarbejdere flere forskellige systemer for at løse én samlet opgave. Måske skal de samme oplysninger indtastes flere steder. Måske ligger vigtige data spredt i regneark, mails, mapper eller systemer, der ikke taler sammen. Eller måske har I forsøgt at finde et standardsystem, men oplevet, at det kræver for mange kompromiser.
I de situationer kan et specialudviklet it-system være en bedre vej videre. Ikke fordi der skal bygges mere software end nødvendigt, men fordi der er brug for en løsning, der understøtter den måde, arbejdet faktisk foregår på — og som kan samle de processer, brugere og data, der i dag er spredt på tværs af værktøjer og arbejdsgange.
Hvad kan I bruge et specialudviklet it-system til?
Et specialudviklet it-system kan bruges til mange forskellige formål. Fælles for dem er, at systemet bygges omkring jeres konkrete behov, i stedet for at I skal tilpasse arbejdsgangene til en standardløsning.
Det kan for eksempel være et system, der hjælper jer med at:
- samle sager, kunder, ordrer eller opgaver ét sted
- erstatte Excel-ark, mails og manuelle rutiner
- automatisere godkendelser, beregninger eller statusændringer
- give medarbejdere adgang til de oplysninger, de har brug for
- skabe overblik for ledelse, administration eller drift
- samle dokumenter, historik og kommunikation
- understøtte tilbud, produktvalg eller konfigurering
- forbinde data fra flere eksisterende systemer
- give kunder, samarbejdspartnere eller eksterne brugere adgang til relevante oplysninger via en portal
For nogle virksomheder handler behovet om et internt administrationssystem, der samler daglige arbejdsgange og giver bedre overblik. For andre handler det om et sagsstyringssystem, en kundeportal, et planlægningsværktøj, et beregningssystem eller en løsning, der erstatter manuelle processer i Excel og mails.
I nogle tilfælde er løsningen ikke et klassisk
administrationssystem, men en konfigurator, der hjælper med produktvalg,
beregninger eller tilbudsprocesser. Det kan være relevant, når salg, rådgivning
eller ordrebehandling kræver mange valg, regler og afhængigheder.
Et it-system bygget omkring jeres hverdag
Et specialudviklet it-system skal ikke kun passe til en kravspecifikation. Det skal passe til den hverdag, hvor medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere eller andre brugere skal anvende løsningen.
Derfor starter vi med at forstå, hvordan arbejdet foregår i praksis. Hvem skal bruge systemet? Hvilke data skal de bruge? Hvilke trin skal en sag, ordre eller proces igennem? Hvad skal automatiseres, og hvor er der brug for menneskelig vurdering?
Når systemet bygges omkring jeres hverdag, bliver løsningen lettere at bruge, lettere at implementere og mere relevant for de mennesker, der skal arbejde i den.
Et specialudviklet it-system kan bygges med forskellige brugerroller og rettigheder, så brugerne kun får adgang til de funktioner og oplysninger, der er relevante for dem.
Det kan for eksempel være medarbejdere, administratorer, ledere, kunder, samarbejdspartnere eller eksterne brugere. Nogle skal måske kunne oprette og redigere data, mens andre kun skal kunne se status, godkende en handling eller hente dokumentation.
Ved at tænke brugerroller og adgangsstyring ind fra begyndelsen kan systemet både blive mere overskueligt og mere sikkert at arbejde i.
Mange specialudviklede it-systemer handler i praksis om at samle data, der i dag ligger spredt. Det kan være oplysninger om kunder, sager, ordrer, produkter, dokumenter, statusser, historik eller interne processer.
Når data samles og struktureres rigtigt, bliver det nemmere at finde information, følge udviklingen og træffe beslutninger på et bedre grundlag.
Systemet kan også bygges med dashboards, rapporter eller oversigter, der giver ledelse, administration eller drift et bedre overblik over de vigtigste nøgletal og aktiviteter.
Mange virksomheder har arbejdsgange, der ikke passer ind i en standardmodel. Der kan være særlige godkendelser, beregninger, statusændringer, dokumentkrav eller regler for, hvem der må gøre hvad og hvornår.
Et specialudviklet it-system kan bygges, så det understøtter netop de arbejdsgange og regler, der gælder hos jer. Det kan gøre processerne mere ensartede, reducere fejl og sikre, at vigtige trin ikke bliver glemt.
Det kan også gøre det lettere at oplære nye medarbejdere, fordi systemet guider brugerne gennem de processer, de skal følge.
Et specialudviklet it-system skal ofte spille sammen med de systemer, I allerede bruger. Det kan være ERP, CRM, økonomisystem, webshop, PIM, BI-platforme, lagerstyring eller andre forretningskritiske løsninger.
Når systemerne integreres, kan data flyde automatisk mellem løsningerne. Det reducerer dobbeltindtastning, manuelle kontroller og risikoen for fejl.
Hos itpilot udvikler vi både specialudviklede it-systemer og integrationer, så løsningen kan blive en naturlig del af jeres eksisterende systemlandskab.
Læs mere om udvikling af systemintegrationer ->
Når systemet skal håndtere vigtige data
Et specialudviklet it-system kan blive en central del af jeres daglige drift. Derfor er det vigtigt, at sikkerhed, adgangsstyring, databeskyttelse og dokumentation tænkes ind fra begyndelsen.
Det gælder især, hvis systemet håndterer personoplysninger, forretningskritiske data, integrationer eller processer, hvor der er krav til kontrol og dokumentation.
Hos itpilot har vi både ISAE 3402 og ISAE 3000-erklæringer. Erklæringerne dokumenterer, at udvalgte kontroller, processer og sikkerhedsforanstaltninger er beskrevet, implementeret og gennemgået af en uafhængig revisor.
For virksomheder og organisationer, hvor databeskyttelse, leverandørstyring og dokumentation er vigtigt, kan ISAE-erklæringerne være værdifuld dokumentation i vurderingen af en leverandør til et specialudviklet it-system.
Hvordan kommer I fra behov til system?
Et specialudviklet it-system starter ofte med et konkret behov i hverdagen. Det kan være en proces, der fylder for meget, et Excel-ark der er blevet for vigtigt, et standardsystem der ikke rækker, eller et ønske om at samle data og arbejdsgange ét sted.
Hos itpilot hjælper vi jer med at omsætte behovet til en konkret løsning.
1
1. Vi kortlægger jeres arbejdsgange
Vi starter med at forstå de processer, systemet skal understøtte. Her ser vi på, hvordan arbejdet foregår i dag, hvilke systemer I bruger, hvor der opstår flaskehalse, og hvor der er potentiale for at skabe bedre overblik eller mere effektive arbejdsgange.
2
2. Vi definerer brugere, data og funktioner
Sammen afklarer vi, hvem der skal bruge systemet, hvilke data der skal håndteres, og hvilke funktioner der er vigtigst at få med fra starten. Ofte giver det mening at begynde med en afgrænset første version, der løser de vigtigste behov, og derefter videreudvikle systemet i takt med, at det kommer i brug.
3
3. Vi designer systemets flows og skærmbilleder
Når behovet er klart, konkretiserer vi systemets struktur, brugerflows og centrale skærmbilleder. Det gør løsningen mere håndgribelig og sikrer, at både funktioner og brugeroplevelse bliver tænkt igennem, før udviklingen går i gang.
4
4. Vi udvikler, tester og justerer
Herefter udvikler vi systemet i tæt dialog med jer. Undervejs tester vi centrale funktioner, arbejdsgange og integrationer, så løsningen kan justeres og tilpasses den måde, den skal bruges på i praksis.
5
5. Vi hjælper med implementering og videreudvikling
Når systemet er klar, hjælper vi med implementering, oplæring, drift og videreudvikling. På den måde kan løsningen komme godt i brug og tilpasses, når jeres behov, processer eller systemlandskab ændrer sig.
Skal vi tale om det system, I mangler?
Har I arbejdsgange, data eller processer, som ikke passer
godt nok ind i jeres nuværende systemer? Så lad os tage en uforpligtende dialog
om, hvordan et specialudviklet it-system kan skabe bedre overblik, færre
manuelle rutiner og en mere sammenhængende hverdag.
Hvad koster et specialudviklet it-system?
Prisen på et specialudviklet it-system afhænger af, hvad systemet skal kunne, hvor mange brugere og roller det skal understøtte, hvilke data der skal håndteres, og om løsningen skal integreres med andre systemer.
Derfor starter vi typisk med at afklare behov, arbejdsgange og omfang. Det gør det muligt at vurdere, hvilke funktioner der er vigtigst fra begyndelsen, og om det giver mening at starte med en afgrænset første version, som kan videreudvikles over tid.
Når vi har et klart billede af behovet, kan vi estimere opgaven og udarbejde et uforpligtende tilbud på en løsning, der passer til jeres arbejdsgange, brugere og forretningsbehov.
Udvalgte cases med specialudviklede løsninger
Her kan I se eksempler på, hvordan vi har hjulpet virksomheder og organisationer med at udvikle digitale løsninger, der passer til konkrete arbejdsgange, brugere og forretningsbehov.